為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,**發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由行政歸口管理。
二、收文的管理
按時(shí)間順序按時(shí)登記文件收發(fā)管理臺賬。
三、公文的簽收
1.凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由行政登記簽收 。
2.對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號。
3. 公文的編號保管
(1)、 行政秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交行政人員辦理正常手續(xù)。
(2)、本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交行政秘書進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
4. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
(1)、凡正式文件均需分別由行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))**閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要立即辦。
(2)、 一般函、電、單據(jù)等,分別由行政直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),行政應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,*遲不得超過2天(特殊情況例外)。
5.文件的傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)、 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件還交行政人員,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,行政人員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
(3)、 文件閱完后,應(yīng)送交行政秘書,切忌橫傳。
(4)、 行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定,并征得行政秘書同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。